opc_loader

Wensenlijst

Manieren om corona-proof te vergaderen (op kantoor)

Manieren om corona-proof te vergaderen (op kantoor)

Manieren om corona-proof te vergaderen (op kantoor)

Iets wat ondanks corona niet stil staat zijn vergaderingen. Integendeel; vaak zijn er juist meer vergaderingen nodig door de mogelijke wijzigingen die corona met zich meebrengt te bespreken. Maar hoe kun je corona-proof vergaderen? En kan dit ook op kantoor?

Vier mogelijkheden tot vergaderen

Iets waar elk bedrijf mee te maken heeft is vergaderen. Bepaalde vergaderingen moeten blijven plaatsvinden, corona of geen corona. Wellicht zijn er juist meer (spoed)vergaderingen bij gekomen door de impact van corona op jouw bedrijf. Natuurlijk moet ook bij elke vergadering rekening gehouden worden met corona, dit moet voor alle werknemers namelijk op een veilige manier gebeuren, maar hoe doe je dat? Vergaderen in tijden van corona kan op onderstaande vier manieren.

  1. Iedereen fysiek aanwezig
    Bij sommige vergaderingen is het nou eenmaal nodig dat iedereen fysiek aanwezig is op kantoor. Hiervoor moeten uiteraard wel maatregelen getroffen worden. Lees deze nodige maatregelen hieronder bij ‘Maak vergaderruimtes corona-proof’.

  2. Gedeelte fysiek aanwezig
    Iets wat nu steeds meer voorkomt (en waarschijnlijk veel zal blijven voorkomen doordat thuiswerken zo normaal geworden is), is vergaderen waarbij een gedeelte fysiek aanwezig is op kantoor en een gedeelte ingebeld moet worden. Hiervoor gelden voor degene die op kantoor aanwezig zijn dezelfde maatregelen als bij ‘Maak vergaderruimtes corona-proof’ aangegeven worden en zijn er nog wat zaken waar rekening mee gehouden moeten worden. Lees hieronder bij ‘4 tips voor gedeeltelijk fysiek aanwezig vergaderen’ wat punten waar je rekening mee moet houden. 

  3. Niemand fysiek aanwezig met een conference call
    Een gemakkelijke manier om te vergaderen op afstand is een standaard call. Iedereen kan inbellen met zijn/ haar telefoon naar een specifiek nummer. Wanneer dat de wens is zou hier uiteraard ook een audio opname van gemaakt kunnen worden zodat de vergadering teruggeluisterd kan worden. 

  4. Niemand fysiek aanwezig met een videocall
    Naast een ‘normale’ call, kun je natuurlijk ook kiezen voor een videocall. Op deze manier is iedereen wel op afstand van elkaar, maar kun je elkaar toch zien. Ook dit zou net als een conference call opgenomen kunnen worden, echter is dit dan niet alleen een audio opname, maar bevat deze ook beeldmateriaal.

4 tips voor gedeeltelijk fysiek aanwezig vergaderen

Kies je voor een vergadering waarbij een gedeelte fysiek aanwezig is op kantoor en een gedeelte ingebeld moet worden (normaal of met video)? Hou dan zeker rekening met onderstaande punten:

  1. Houd rekening met twee verschillende doelgroepen
    Naast het ‘publiek’ dat aanwezig is in de vergaderruimte, is er ook een ‘publiek’ dat digitaal aanwezig is. Beide doelgroepen hebben een andere manier van benaderen en aandacht nodig. Bedenk vooraf hoe je dit aanpakt. 

  2. Test de techniek vooraf
    Wanneer er mensen ingebeld worden en er bijvoorbeeld een presentatie wordt getoond, moet de techniek hiervoor werken. Bekijk vooraf hoe je dit gaat doen en of alles werkt. 

  3. Zorg voor een online host
    Zorg dat je er niet alleen voor staat door een goede online host aan te sluiten. Zo kun jij je richten op het vertellen van jouw verhaal (wellicht inclusief presentatie) en kan je online host eventuele vragen uit een chatfunctie van de niet-fysiek aanwezige deelnemers beantwoorden en de techniek in de gaten houden.

  4. Informeer vooraf iedereen goed van de bedoelingen
    Om de vergadering soepel te laten verlopen is het belangrijk dat je vooraf met beide doelgroepen afstemt wat de bedoeling is. Mogen vragen bijvoorbeeld tijdens de vergadering gesteld worden of liever achteraf (laat mensen dan hun microfoon uitzetten)? Dit zijn zaken die je vooraf moet bepalen en communiceren.

Maak vergaderruimtes corona-proof

Wanneer je gaat vergaderen waarbij iedereen of een gedeelte van de deelnemers fysiek aanwezig zijn, is het wel belangrijk dat dit veilig gebeurt. Hiervoor moet de vergaderruimte dus corona-proof gemaakt worden. Zorg dat de ruimte hygiënisch is, dat iedereen de deur kan openen zonder hun handen te gebruiken (bijvoorbeeld automatisch of met een elleboogsteun), dat er voldoende desinfecterende middelen aanwezig zijn binnen en buiten de vergaderruimte, dat de ruimte goed geventileerd wordt én natuurlijk dat iedereen die in de vergaderruimte aanwezig is ten alle tijden de 1,5 meter afstand kan aanhouden. 

Hulp nodig?

Kun je hulp gebruiken bij het corona-proof maken van jouw vergaderruimtes? Neem dan eens een kijkje bij onze productpagina, die vol staat met producten die hierbij kunnen helpen. Kom je er niet uit? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag verder!

Telefoonnummer: 088-2264850
E-mailadres: info@gezondewerkomgeving.nl

Terug

Reacties

Er moet ingelogd worden voordat u een reactie kunt plaatsen.